Office Now – Semakin canggihnya dunia teknologi mendorong kemudahan yang dirasakan penggunanya termasuk untuk bekerja. Kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk bekerja. Memanfaatkan layanan terintegrasi yang dimilikinya, memungkinkan karyawan bekerja di manapun. 

Apa Itu Kantor Virtual?

Apa itu kantor virtual? Diartikan sebagai layanan yang biasa dipilih oleh entrepreneur beralamat di lokasi strategis dengan biaya yang cukup murah. Pemilik bisnis tidak membutuhkan bangunan fisik karena bisa melakukan pekerjaan dari rumah dan di manapun.

Kantor virtual dimulai pada tahun 1994 di Colorado. Ralph Gregory mendirikan aplikasi komersial pertama dari virtual office. Lalu melakukan perluasan hingga ke seluruh Amerika Utara.

Penyedia virtual office memiliki beberapa jenis pilihan yang bisa dipilih oleh pemilik bisnis. Harga sewa lahan yang mahal di kota besar juga menjadi salah satu alasan lain. 

Layanan yang Diberikan

Kantor virtual memiliki beberapa fasilitas seperti sebuah kantor fisik profesional.  Apa saja layanan yang diberikan? Simak beberapa diantaranya pada poin berikut ini:

• Menyediakan alamat perusahaan pada lokasi tertentu. Pemilihan lokasi di pusat bisnis atau yang dekat dengan fasilitas yang dibutuhkan.
• Memberikan layanan komunikasi 24 jam.
• Memfasilitasi adanya ruang pertemuan yang memadai. Anda tidak harus memikirkan besarnya biaya tambahan karena bisa digunakan sepanjang waktu.
• Biaya pemeliharaan kantor juga sudah termasuk dalam masa sewa. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya lagi.
• Internet akses tetap ada di kantor virtual.
• Menyediakan resepsionis profesional.
• Nomor telepon dan fax yang sesuai nama perusahaan penyewa.
• Bisa menerima segala surat yang berhubungan dengan penyewa Vo.
• Juga bisa menerima paket untuk penyewa.

Manfaat Kantor Virtual

Sebuah perusahaan memerlukan cara mudah untuk menjalankan semua tugasnya. Pemilik bisnis tidak terhalang oleh ruang dan waktu. 

Ada beberapa pekerjaan yang memerlukan tambahan waktu. Sehingga Anda tidak bisa menyelesaikan semuanya pada jam kerja di kantor.

Kantor virtual office (VO) diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut. Adapun manfaat kantor virtual yang wajib Anda ketahui. Simak penjelasan berikut ini.

Kebanggaan memiliki kantor virtual

Alamat disediakan oleh pihak layanan sewa ruangan. Anda dapat melakukan publikasi dengan memilih VO di tempat bisnis strategis. Untuk operasional dapat dilakukan menggunakan layanan internet. Merupakan suatu kebanggaan bisa berkantor di lokasi bisnis yang strategis dan terkenal.

Menghemat Waktu

Menggunakan kantor virtual akan menghemat waktu. Anda tidak akan terjebak kemacetan lalu lintas kota besar yang sibuk. Tentunya tidak akan ada cerita datang terlambat ke kantor.

Pemilik bisnis dan karyawan tidak bisa melakukan akses VO dimanapun dan kapanpun. Selama ada jaringan internet, hal ini tidak akan menjadi kendala. Produktivitas  kerja akan tercipta secara maksimal.

Kantor virtual memiliki biaya sewa urah

Kantor virtual memberikan keuntungan dengan biaya sewa yang lebih murah. Untuk pelaku bisnis yang baru saja memulai usaha, tentunya akan sangat berhati-hati dalam pengeluaran.

Memilih VO akan menghemat anggaran menyewa kantor. Harga sewa untuk VO lebih murah dari harga sewa kantor konvensional.

Hemat Biaya Instalasi

Keperluan instalasi telepon, listrik internet, meja dan kursi lebih hemat. Jika bekerja di kantor konvensional secara otomatis semua biaya tersebut harus dianggarkan. Akan menambah beban untuk pemilik usaha dengan modal terbatas.

Fasilitas Lengkap

Menyewa kantor virtual bukan berarti pemberi sewa tidak memberikan layanan layaknya kantor fisik. Anda akan tetap mendapatkan resepsionis, ruang rapat, alamat resmi dan nomor telepon.

Fleksibel

Pemilik usaha mendapatkan sistem kontrak kantor fleksibel. Saat mengontrak ruko atau gedung, maka akan dikenai biaya kontrak terikat dan mahal. Untuk VO tidak ada jangka waktu.

Multitasking

Menyewa VO memudahkan Anda mengerjakan banyak hal dalam satu waktu. Bisnis dengan modal terbatas menuntut pemilik bisnis bisa menyelesaikan urusan bisnis tanpa harus menambah biaya.

Memanfaatkan layanan yang disediakan VO seperti customer care, resepsionis dan lainnya dapat membantu menyelesaikan tugas di waktu yang bersamaan.

Meningkatkan Produktivitas

Manfaat lain virtual office adalah meningkatkan produktivitas. Bekerja di kantor dengan banyak orang yang terlibat didalamnya rawan terhadap konflik. 

Apalagi menjalani rutinitas dan waktu yang sama setiap harinya akan membuat cepat jenuh. Hal ini akan mengurangi produktivitas kerja.

Pekerja dan pemilik bisnis bisa lebih fleksibel saat bekerja. Bisa menyesuaikan suasana yang nyaman atau di rumah saja sudah bisa bekerja. Sehingga produktivitas akan meningkat.

Muncul Ide Baru

Faktor kebebasan mengatur jam kerja membuat karyawan merasa lebih enjoy. Rasa nyaman yang tercipta akan memunculkan ide-ide baru. 

Mudah Menarik Klien

Manfaat selanjutnya dari kantor virtual office adalah mudah menarik klien. Sebagai pendatang baru di sebuah industri bisnis tentunya senang jika memiliki klien baru.

Untuk mendapatkan klien memang tidak mudah. Setiap klien yang ingin bekerja sama tentunya menginginkan reputasi yang baik. 

Bisnis yang baik dinilai dari keberadaannya. Klien akan melihat alamat kantor jika berada di pusat bisnis akan menambah nilai kredibilitas perusahaan.

Dasar Hukum Kantor Virtual

Kantor virtual menurut para ahli terbentuk dari adanya Perda Jakarta nomor 1 tahun 2014. Mengatur kebijakan zonasi bertujuan untuk pembangunan berkelanjutan. Hal ini untuk mewujudkan tata ruang dan fungsi wilayah agar tertata rapi.

Ada titik-titik wilayah yang tidak diperbolehkan pembangunan industri. Usaha bermodal kecil berawal dari kantor rumahan untuk lebih menghemat, tentunya bertentangan dengan aturan yang ada. Di sini peran penting kantor jenis ini sangat membantu.

SE Kepala BPTSP DKI Jakarta tahun 2016 nomor 6 menjadi aturan yang bisa menjamin keberadaan VO. Pemerintah melalui BPTSP mengeluarkan surat keterangan domisili dan izin untuk pengusaha yang memiliki VO.

Melihat Zonasi

Kantor virtual mulai diperkenalkan ke khalayak umum pada tahun brainly akan memberi sejumlah keterangan yang hampir sama. Menjadikan lebih dilindungi keberadaannya dengan aturan zonasi yang sudah diatur.

Bagaimana cara melihat zonasi dan tata ruang untuk kantor virtual? Ikuti langkah berikut ini:

1. Memilih kotamadya dan kecamatan dari lokasi tempat usaha.
2. Sesuaikan dengan lokasi peta yang muncul.
3. Pilihlah kode sub zonasi.
4. Cek zonasi.
5. Anda bisa memilih sesuai.
6. Informasi akan dikirim melalui email.

Kantor virtual dimulai ketika ibm memasarkan mesin yang disebut MT hingga saat ini berkembanng seiring banyak peruahaan startup.

Apakah PT Bisa Menyewa Virtual Office?

Apakah PT bisa menyewa virtual office? Banyak usaha yang berbentuk PT. Hal ini diatur dalam perda kantor virtual Jakarta dengan memenuhi syarat-syarat berikut ini:

1. Sesuai lokasi zonasi usaha dengan menunjukkan dokumen sah.
2. Tidak mengubah fungsi rumah tinggal untuk usaha yang memanfaatkan co-working space.
3. Menyerahkan KTP, NPWP, KK  dan data rekening.

Jika semua syarat telah dimiliki dan disetujui, pemilik PT bisa menggunakan kantor virtual. Banyaknya manfaat dan bisa bekerja dengan fleksibel menjadi alasan mengapa memilih VO sebagai bagian dari sistem kerja.

Penulis: Lyla Iswara