Office Now – Anda mungkin pernah mendengar konsep virtual office dimana Anda bisa menyewa sebuah alamat sebagai kantor official usaha Anda. Kini Terdapat pula serviced office yang berbeda dari virtual office. Apa kelebihan serviced office dan mengapa ini direkomendasikan?
Apa Sebenarnya Serviced Office?
Serviced office adalah layanan sewa mini office atau kantor dalam ukuran lebih kompak. Di sini Anda tidak hanya mendapatkan alamat untuk kantor official dari usaha Anda sebagaimana pada virtual office.
Anda juga bisa menggunakan kantor tersebut untuk operasional dan aktivitas usaha Anda. Termasuk dengan semua fasilitasnya seperti listrik, internet dan layanan lain yang termasuk dalam kesepakatan sewa.
Biasanya pemilik layanan serviced office ini menyediakan beberapa ruang sekaligus untuk disewakan. Termasuk di dalamnya layanan bersama untuk ruang meeting, loby dan front officenya, cleaning service dan lain sebagainya.
Anda bisa menggunakan layanan bersama ini sesuai dengan kesepakatan dan tentu saja harus berbagi dengan penyewa serviced office lainnya.
Meski berukuran lebih kecil, kantor ini dibuat dengan fasilitas lengkap dan tetap terlihat prestise untuk menerima tamu dan aktivitas perkantoran lain. Bahkan Anda tidak lagi harus pusing dengan furniture karena semua sudah tersedia sebagai bagian dari pelayanan.
Apa Perbedaan Mendasar Serviced Office dengan Virtual Office?
Selama ini kebanyakan dari kita lebih kerap mendengar layanan virtual office. Biasanya layanan ini menjadi andalan bagi usaha kecil yang baru memulai usaha.
Ketimbang harus menyewa kantor dengan biaya besar. Virtual office akan membantu sebuah usaha untuk memiliki kantor official untuk semua pengurusan legalitas, administrasi dan persuratan dengan cara murah meriah.
Hanya saja, sebenarnya kantor yang menjadi virtual office tersebut tidak menjadi ruang operasional usaha Anda sebenarnya.
Bisa jadi operasional usaha Anda jalankan di alamat lain dengan biaya sewa lebih murah. Bisa pula aktivitas operasional sementara bersifat remote dengan karyawan bekerja di masing-masing rumah.
Inilah kelebihan Serviced office sekaligus beda utama dengan virtual office. Di sini Anda menyewa ruang tidak sekedar untuk alamat belaka, tetapi ruangannya pun memang bisa Anda gunakan. Karenanya tidak bersifat virtual tetapi nyata.
Apa Kelebihan Serviced Office Dibandingkan Dengan Virtual Office?
Ada sejumlah kelebihan serviced office yang menjadikannya lebih mendapat rekomendasi dibanding dengan virtual office. Adapun kelebihan serviced office tersebut adalah sebagai berikut.
Anda memiliki ruang kantor nyata
Ini jelas kelebihan serviced office yang paling utama. Karena dalam virtual office Anda sebenarnya tidak benar-benar memiliki kantor tersebut. Sedang pada serviced office Anda bisa gunakan kantor nyata untuk operasional.
Bahkan sebagaimana dijelaskan sebelumnya, kantor ini memiliki semua fasilitas yang Anda butuhkan untuk sebuah kantor. Termasuk front office, ruang rapat, ruang loby hingga layanan umum seperti listrik, internet, cleaning service, dapur bersama dan lain sebagainya.
Anda tidak lagi harus kesulitan ketika Anda perlu menerima tamu di kantor Anda. Anda juga bisa mengadakan rapat dengan klien, mitra usaha bahkan dengan karyawan dengan leluasa.
Ukuran kantor yang kecil dan hemat biaya
Menyewa virtual office memang murah tetapi Anda tidak bisa menjalankan operasional kantor sebagaimana mestinya. Tetapi dengan serviced office, Anda bisa memiliki kantor yang sesuai kebutuhan dan dengan harga yang juga tidak mencekik.
Karena ukuran kantor cenderung kecil, bahkan Anda harus berbagi fasilitas bersama dengan penyewa kantor lain. Jadi Anda bisa menyewa dengan harga miring.
Di sisi lain, ukuran kantor yang mini sebenarnya sesuai dengan kebutuhan usaha skala kecil yang baru berkembang. Ketika usaha belum membutuhkan aktivitas yang kompleks dan karyawan yang banyak.
Bahkan bila Anda bandingkan dengan kantor konvensional, menyewa serviced office tetap lebih hemat biaya. Karena di sini sejumlah fasilitas menjadi layanan bersama, sudah termasuk dalam sewa tanpa perlu keluar biaya lagi.
Tidak perlu alokasi biaya lagi untuk jaringan internet atau alokasi biaya untuk membayar karyawan cleaning service atau front office.
Lokasi strategis dan menjual
Biasanya, pemilik usaha serviced office menyediakan kantor di lokasi yang strategis dan memiliki daya jual tinggi. Tak jarang justru gedung kantornya sendiri berdiri di kawasan elite di kota bersangkutan.
Ini memberi kesan kantor Anda sangat profesional dan bonafid karena membuka kantor di kawasan elite. Tentu saja pada sejumlah bidang usaha, prestise dan citra semacam ini turut mendongkrak nilai kepercayaan dari pihak lain.
Kelebihan serviced office, meski berada di kawasan elite Anda tetap bisa menyewa dengan harga miring. Tanpa opsi semacam ini, anggaran yang Anda siapkan, mungkin hanya bisa untuk menyewa kantor di kawasan pinggiran.
Bila Anda bandingkan dengan jasa virtual office yang mungkin juga menggunakan alamat di kawasan elite. Kelebihan serviced office terletak pada kantor yang nyata. Jadi Anda benar-benar bisa menerima tamu dan mengadakan rapat di dalam gedung kantor tersebut.
Anda lebih leluasa memilih bidang usaha
Ada sejumlah bidang usaha yang menurut aturan berlaku tidak boleh menggunakan virtual office. Biasanya jenis usaha yang membutuhkan kepercayaan seperti jasa properti, pariwisata, transportasi, perdagangan online (e-commerce) juga bidang konstruksi dan pertambangan.
Pada kondisi demikian, menyewa serviced office sudah cukup untuk memenuhi persyaratan tersebut. Anda tetap bisa mendapatkan legalitas dan perijinan usaha tanpa kendala dengan hanya menggunakan serviced office.
Masa sewa biasanya lebih fleksibel
Biasanya sistem sewa untuk serviced office ini memiliki durasi sewa lebih panjang dari virtual office. Sementara virtual office biasanya bisa Anda sewa tahunan, maka untuk serviced office bisa Anda sewa untuk waktu lebih panjang.
Namun, Anda juga bisa mengikat kerjasama dengan pihak penyewa untuk hanya menyewa dalam jangka pendek sesuai kebutuhan usaha Anda.
Biasanya ini terjadi pada perusahaan yang tengah membangun kantor permanen. Bisa pula untuk perusahaan yang aktivitas berbasis proyek. Sehingga mereka butuh kantor sementara selama proyek atau masa pembangunan kantor berjalan.
Hubungan dengan karyawan tidak harus berjalan jarak jauh
Salah satu kelemahan dari virtual office adalah sebenarnya usaha Anda tidak berkantor. Jadi pada umumnya, usaha semacam ini menjalankan usahanya dengan remote atau jarak jauh.
Dalam banyak kondisi, sistem kerja remote memiliki banyak keterbatasan, terutama untuk membangun koordinasi, pengawasan kerja, penentuan target dan lain sebagainya.
Tak jarang karyawan tetap dengan sistem kerja remote akan bekerja seolah menjadi freelance karena sistem kerja jarak jauh yang dia jalankan. Ini menurunkan keterikatan karyawan dengan perusahaan.
Memiliki serviced office akan membantu Anda memiliki kantor sebenarnya dan karyawan Anda bisa bekerja didalam kantor. Setidaknya bilapun karyawan tetap leluasa bekerja remote, Anda tetap memiliki ruang untuk berkoordinasi secara temu muka dengan leluasa.
Itulah sejumlah kelebihan serviced office terutama bila Anda bandingkan dengan layanan virtual office yang sudah lebih dulu terkenal.
Dari gambaran tadi bisa Anda pahami bukan, mengapa layanan serviced office lebih banyak menjadi rekomendasi untuk usaha kecil, start up dan pelaku usaha proyek.