Office Now – Ada banyak keuntungan memilih virtual office bagi perusahaan start up dan perusahaan yang berbasis daring. Ini menjadi alasan mengapa jenis virtual office menjadi opsi populer dewasa ini.
Opsi virtual office berkembang semenjak trend bekerja jarak jauh (remote worker) semakin banyak diminati.
Banyak perusahaan mengembangkan sistem kerja dimana karyawan tak mutlak harus kekantor setiap hari. Pekerjaan bisa dikelola secara profesional dari jarak jauh cukup dengan memaksimalkan pemanfaatan internet.
Pada jenis usaha semacam ini, keberadaan kantor sebagai ruang kerja karyawan tak lagi bersifat mutlak. Dalam batas tertentu, banyak perusahaan sejenis ini memilih mengembangkan kantor dari rumah secara virtual.
Namun sesuai perkembangan perusahaan, keberadaan kantor yang lebih profesional akan diperlukan. Tidak sekedar sebagai ruang kerja bagi karyawan, tetapi sebagai identitas bagi perusahaan.
Ada banyak urusan perijinan, pajak, kontrak dan hal lain yang akan memerlukan alamat kantor yang jelas. Lokasi kantor yang beralamat di area bonafid akan memberi nilai lebih bagi kredibilitas perusahaan.
Di sinilah kemudian kebutuhan virtual office muncul. Ada banyak keuntungan memilih virtual office ketimbang menyewa kantor fisik bagi perusahaan semacam ini.
Apa Sebenarnya Virtual Office?
Virtual Office dapat diartikan sebagai kantor non fisik. Di sini, penyewa kantor tidak menyewa ruang kantor secara fisik, melainkan hanya alamat dan sejumlah fasilitas lain yang menyertai.
Jadi nantinya perusahaan akan memiliki alamat resmi yang akan diarahkan ke kantor visual tersebut. Alamat tersebut bisa digunakan untuk beragam aktivitas formal termasuk perijinan, pajak hingga kontrak.
Biasanya, bersamaan dengan penyewaan alamat tersebut, Perusahaan akan mendapatkan no telpon kantor resmi serta fax. Beberapa virtual office juga menyediakan ruang rapat, resepsionis dan beberapa fasilitas lain.
Tak sedikit pula yang menyediakan layanan tambahan seperti sistem call center, video coference dan banyak fasilitas lain.
Sehingga menggunakan virtual office membantu perusahaan tetap bisa menjalankan konsep berbasis daring yang dijalankan. Tetapi tetap dapat mengakses sistem bisnis profesional untuk mendukung usaha.
Keuntungan Memilih Virtual Office Untuk Perusahaan Start Up dan Berbasis Daring
Bagi perusahaan yang sebagian aktivitas operasionalnya berbasis online atau daring, pilihan untuk menggunakan kantor virtual dapat lebih efektif.
Ada sejumlah keuntungan memilih virtual office bagi perusahaan semacam ini. Adapun keuntungan yang bisa didapat dengan menggunakan kantor virtual tersebut antara lain adalah sebagai berikut.
Lebih Hemat
Menyewa kantor fisik lengkap dengan instalasi dan perlengkapan di dalamnya sudah tentu akan memakan biaya besar. Apalagi bila Anda menyewa kantor di lokasi strategis di kota besar.
Padahal sebenarnya perusahaan tidak benar-benar membutuhkan kantor untuk operasional. Pada kondisi demikian jelas menyewa virtual office akan lebih efisien.
Biaya sewa akan jauh di bawah biaya sewa kantor konvensional. Namun fungsi dan peran kantor untuk aktivitas eksternal perusahaan tetap berfungsi sebagaimana mestinya.
Apalagi dengan menyewa kantor fisik, Anda akan memerlukan alokasi biaya khusus untuk pengelolaan bangunan. Termasuk biaya listrik, air, WiFi, keamanan, pajak bangunan dan lain sebagainya.
Tentu saja ini menjadi kelebihan dari virtual office. Perusahaan bisa memiliki kantor resmi untuk kebutuhan eksternal tanpa terusik dengan sejumlah alokasi biaya yang berlebihan.
Lebih Profesional
Di masyarakat, keberadaan kantor fisik masih dianggap sebagai salah satu nilai penting dalam menilai profesionalitas perusahaan.
Karena secara konvensional banyak orang masih banyak yang berasumsi perusahaan tanpa kantor besar kemungkinan adalah scam.
Jadi demi alasan tersebut, penting untuk tetap memiliki kantor untuk memberikan citra baik untuk perusahaan. Biasanya ini sangat berkaitan dengan aktivitas perusahaan dengan pihak eksternal perusahaan.
Ini akan berperan penting ketika perusahaan akan mengadakan perjanjian kontrak kerja, penawaran, kemitraan hingga urusan perijinan.
Lokasi kantor yang strategis juga akan membantu meningkatkan kredibilitas. Itu sebabnya sejumlah virtual office akan menawarkan lokasi alamat di area strategis.
Ketimbang menyewa kantor konvensional di lokasi prestisius yang sudah tentu memakan biaya besar, pilihan virtual office akan lebih efektif.
Lebih Fleksibel
Sejak awal perusahaan dikembangkan dalam basis daring untuk membangun suasana kerja yang lebih fleksibel. Ide semacam ini pada bidang usaha tertentu menjadi bentuk sistem kerja paling ideal bagi operasional perusahaan.
Pekerja modern sendiri juga lebih menyukai sistem kerja semacam ini. Karena mereka memiliki kebebasan dalam menentukan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan mereka.
Sehingga memindahkan operasional ke dalam sebuah kantor bisa jadi akan mengganggu bentuk ideal tersebut.
Menjadi sebuah keuntungan memilih virtual office karena perusahaan tetap dapat mempertahankan pola kerja fleksibel bagi karyawan. Namun tetap dapat membentuk sisi profesionalitas perusahaan.
Efisiensi Kerja
Bagi perusahaan penggunaan sistem operasional berbasis online bisa jadi adalah bentuk paling efisien. Ada banyak alasan untuk menjelaskan bagaimana efisiennya menjalankan perusahaan secara online.
Pertama karena karyawan bisa bekerja tanpa harus mengeluarkan biaya dan energi untuk berangkat kerja setiap hari. Ini menghemat biaya dan energi mereka yang bisa dioptimalkan untuk pekerjaan.
Operasional perusahaan juga tidak membutuhkan biaya besar. Karena setiap karyawan bebas menyelesaikan pekerjaan mereka di tempat mereka masing-masing.
Perusahaan juga bisa mendapatkan karyawan dari berbagai sumber tanpa batas wilayah. Mereka bisa mendapatkan pekerja terbaik dari berbagai daerah dan kota tanpa mengharuskan mereka berpindah kota.
Sisi efisien dari keberadaan virtual office yang lain adalah keberadaan sejumlah fasilitas yang biasa ditambahkan. Sebut saja seperti fasilitas seperti call center atau resepsionis yang disertai layanan call forwarding.
Call Forwarding adalah fasilitas untuk menyambungkan telepon ke kontak asli perusahaan.
Jadi setiap kali ada pihak eksternal yang menghubungi via call center atau resepsionis mereka akan dihubungkan ke kontak asli perusahaan.
Tersedianya Ruang Pertemuan Offline
Saat ini ada banyak aplikasi dan layanan online yang membantu proses kerja jarak jauh untuk berjalan dengan optimal. Ada banyak pula layanan yang memudahkan proses komunikasi dan koordinasi untuk pekerja online.
Namun dalam sejumlah situasi perusahaan mungkin akan membutuhkan pertemuan fisik untuk koordinasi. Di saat demikian perusahaan juga bisa memanfaatkan keuntungan memilih virtual office.
Karena biasanya, penyedia virtual office juga menyediakan ruang pertemuan atau ruang rapat pada alamat yang disewakan.
Ruang ini yang akan mengakomodasi kebutuhan perusahaan untuk secara reguler melakukan pertemuan koordinasi dengan karyawan virtual mereka.
Keberadaan ruang ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengadakan pertemuan profesional dengan klien atau mitra terkait dengan pekerjaan.
Kontrak Tidak Mengikat
Kebanyakan jasa penyedia virtual office memberikan keleluasaan soal kontrak sewa. Jadi perusahaan bisa menyewa dalam jangka pendek seperti 3 bulanan atau 6 bulanan sampai tahunan.
Ini karena sejumlah perusahaan bisa jadi tidak membutuhkan virtual office dalam jangka panjang untuk menjalankan operasionalnya.
Kemudahan Urusan Pajak
Untuk pengurusan Pengusaha Kena Pajak (PKP), penggunaan virtual office juga bisa bermanfaat. Ini bisa Anda gunakan untuk pengajuan PKP selama Anda menggunakan layanan virtual office yang memiliki layanan PKP.
Namun di sisi lain, sejumlah pajak terkait bangunan bisa Anda hindari karena sifat kontrak sewa yang tidak mengikat. Ini memberi Anda kemudahan tanpa membebani Anda biaya yang berlebihan.
Itulah sejumlah gambaran mengenai keuntungan memilih virtual office. Itulah mengapa Office Now merekomendasikan penggunaan virtual office untuk meningkatkan nilai perusahaan Anda.
Meski masih banyak pandangan skeptis mengenai kelebihan virtual office, tetapi di era modern ini virtual office dianggap menjadi opsi lebih efektif dan efisien untuk mengembangkan perusahaan.