Office Now – Perjanjian kontrak merupakan salah satu bagian penting dari sebuah kerjasama, kemitraan atau ikatan hubungan kerja. Tetapi selain perjanjian kontrak, terdapat pula perjanjian kerahasiaan yang kadang juga perlu Anda sertakan dalam kontrak.
Sementara perjanjian kontrak berisi sejumlah kesepakatan terkait poin-poin kerjasama antara kedua pihak. Bagaimana penjelasan soal tanggung jawab, hak dan kewajiban kedua belah pihak yang terlibat dalam kerjasama.
Apa sebenarnya yang menjadi isi dari perjanjian kerahasiaan? Serta apa tujuan surat perjanjian ini Anda buat? Serta siapa yang berkepentingan dalam pembuatan surat perjanjian kerahasiaan ini?
Apa Sebenarnya Surat Perjanjian Kerahasiaan?
Surat perjanjian kerahasiaan atau kita kenal pula sebagai Non Disclosure Agreement merupakan perjanjian yang membahas secara spesifik batasan antara pihak pertama dan pihak kedua yang terlibat dalam perjanjian.
Perjanjian ini memberikan batasan untuk setiap pihak tidak membocorkan hal hal rahasia yang diketahui dari pihak yang lain karena adanya kerjasama ini. Artinya setiap pihak, berkewajiban untuk turut menjaga kerahasiaan informasi dari pihak yang lain.
Biasanya ini terkait dengan informasi yang bersifat vital, berkaitan dengan untung rugi, nama baik atau citra yang bertolak belakang atau sesuatu yang bersifat personal.
Karena terkadang akibat dari kerjasama atau ikatan kerja, sebuah perusahaan harus membuka rahasia dari usahanya. Tentu saja sebagian besar rahasia sifatnya cukup riskan untuk terbongkar di masyarakat.
Ini bisa menyebabkan asumsi masyarakat yang tidak mereka kehendaki. Juga dapat menyebabka kebocoran informasi yang membahayakan laju usaha, seperti resep rahasia, trik internal, hak paten dan lain sebagainya.
Demi kepentingan perusahaan, mereka perlu membuat Non Disclosure Agreement, untuk mengikat siapapun pihak kedua yang menjalin hubungan dengan perusahaan untuk berkewajiban turut menjaga kerahasiaan yang mereka ketahui.
Perjanjian kerahasiaan ini biasa berlaku untuk karyawan baik tetap maupun kontrak, mitra usaha, jaringan suplier, pengacara, dokter, programmer, web developer, arsitek, koki utama, asisten pribadi, sekretaris, administrasi data dan lain sebagainya.
Aturan Mengenai Perjanjian Kerahasiaan
Persoalan yang mengatur soal perjanjian kerahasiaan ini tercantum dalam UU Nomor 30 Thn 2000 tentang Rahasia Dagang.
Dalam UURD tahun 2000 tersebut terdapat penjelasan mengenai rahasia dagang termasuk pula soal Non Disclosure Agreement. Rahasia dagang seharusnya mendapat perlindungan optimal dari kebocoran. Termasuk di dalamnya dengan proteksi menggunakan perjanjian kerahasiaan.
Aturan terkait identifikasi rahasia dagang
Aspek yang masuk dalam kategori rahasia dagang menurut pasal 2 UURD terbagi dalam dua hal. Pertama merupakan segala hal bersifat teknis, termasuk di dalamnya produk model, sistem software, resep formula produk dan proses produksi.
Sedang yang kedua adalah segala hal yang berkaitan dengan tata niaga. Dalam hal ini termasuk di antaranya adalah pola manajemen, trik pemasaran, pengelolaan biaya, proses produksi, rencana bisnis, informasi kepegawaian dan lain sebagainya.
Dalam penjelasan lebih lanjut juga terdapat informasi lebih jauh mengenai identifikasi rahasia dagang. Yang masuk dalam rahasia yang perlu mendapatkan perlakuan khusus termasuk pembuatan Perjanjian kerahasiaan adalah :
Informasi terbatas
Sejumlah informasi bersifat sangat konfidential yang meski tidak berkaitan langsung dengan operasional atau laba dan rugi, tetapi bukan informasi yang ingin Anda sebarkan perusahaan dengan bebas.
Ada banyak informasi yang sifatnya demikian. Contohnya seperti identitas pemegang saham, informasi personal dari direksi atau komisaris atau kesehatan dari pemimpin perusahaan.
Informasi yang berkaitan dengan sisi komersial usaha
Sebuah perusahaan bisa jadi mendapatkan keuntungan karena produk mereka menggunakan formula rahasia tertentu. Apabila formula ini bocor atau muncul ke masyarakat bisa jadi sifat eksklusif dari produk akan hilang dan nilai ekonominya akan turun.
Aspek aspek yang sejenis dengan demikian misalkan saja seperti trik marketing, kebijakan internal, program, racikan rahasia, penggunaan material khusus dan lain sebagainya.
Informasi yang berperan untuk menjaga rahasia
Biasanya Anda melibatkan pihak lain untuk membangun sistem, ruang, program, metode yang berperan untuk menjaga sebuah objek atau rahasia. Karena objek tersebut demikian perlu untuk dijaga, maka sistem, ruang, program atau metode bersangkutan juga menjadi rahasia.
Ini bisa melibatkan sebuah sistem program lengkap dengan kode dan passwordnya. Bisa pula berkaitan dengan peta tata letak dan layout dalam kantor berikut ruang penyimpanan dan kode pass masuknya.
Aturan mengenai sanksi pelanggaran
Dalam UURD, secara spesifik juga menjelaskan kekuatan hukum dari sebuah perjanjian kerahasiaan. Surat perjanjian kerahasiaan yang formal dan legal akan berkekuatan hukum mengikat.
Sehingga pelanggaran atas kesepakatan dalam perjanjian tersebut akan mendapatkan sanksi sebagaimana tercantum dalam pasal 17 UURD tahun 2000.
Sanksi tersebut berupa pidana penjara paling lama selama 2 tahun dan atau denda dengan nilai paling banyak 300 juta Rupiah.
Aturan soal jenis jenis Perjanjian Kerahasiaan
perjanjian kerahasiaan ini terbagi dalam 3 jenis sesuai dengan penjagaan rahasia dan pihak-pihak yang terlibat. Adapun jenis-jenis perjanjian tersebut adalah sebagai berikut.
Perjanjian Unilateral
Perjanjian ini fokus pada kepentingan kerahasiaan satu pihak. Artinya seluruh pihak yang bertanda tangan dalam perjanjian berkeharusan untuk menjaga rahasia dari salah satu pihak yang terungkap dalam proses kerjasama.
Perjanjian Bilateral
Perjanjian ini melibatkan dua pihak yang sama-sama memiliki kepentingan untuk menjaga rahasia dari masing-masing pihak. Ini terjadi ketika kedua pihak yang bekerjasama harus bertukar informasi internal. Pada kondisi demikian kedua pihak harus menjaga rahasia dari pihak yang lain.
Perjanjian Multilateral
Perjanjian yang lebih kompleks dengan melibatkan lebih dari dua pihak dan seluruh anggota kerjasama ini saling bertukar informasi satu sama lain. Pada kondisi demikian semua pihak yang terlibat harus saling menjaga rahasia semua pihak lain.
Aturan soal batasan berlakunya perjanjian
Satu hal yang juga perlu Anda cermati dari surat Non Disclosure Agreement ini adalah bahwa sifat dari ikatan perjanjian ini memiliki batas waktu. Anda perlu memahami betul bahwa semua pihak yang terlibat tidak selamanya terikat dalam perjanjian.
Biasanya, batas waktu yang berlaku antara 3 sampai 5 tahun. Setelah itu, diasumsikan bahwa informasi yang harus tersimpan bisa jadi sudah tidak update dengan situasi terkini.
Di sisi lain seluruh pihak yang terlibat juga berkewajiban melepaskan data atau informasi yang mereka simpan. Bisa dengan pengembalian data kepada pemilik aslinya atau dengan menghancurkan dokumen.
Aturan mengenai pembuatan Non Disclosure Agreement
Untuk membuat sebuah perjanjian kerahasiaan, berikut ini sejumlah syarat yang perlu Anda siapkan.
Syarat dokumentasi
Ini merupakan syarat standar untuk pembuatan kerjasama, dalam hal ini termasuk KTP, SIUP, Akta Pendirian dan NPWP. Juga soal keterangan alamat dan keterangan soal peran dalam ikatan kontrak tersebut.
Materi kerahasiaan
Masukan uraian soal disclosure yang Anda harapkan dalam perjanjian. Termasuk soal bagaimana rahasia ini akan Anda dan tim simpan, bagaimana pula ketika masa berlaku perjanjian berakhir.
Kebersertaan notaris
Untuk menguatkan perjanjian, Anda bisa menambahkan tanda tangan notaris sebagai saksi. perjanjian semacam ini tidak mutlak untuk menggunakan akta notaris, Anda tetap bisa melegalkan perjanjian ini dengan materai.
Itulah gambaran singkat mengenai perjanjian kerahasiaan dan soal bagaimana perjanjian ini berperan dalam sebuah usaha. Termasuk pula soal informasi terkait dengan UURD yang mengatur soal perjanjian tersebut.