Office Now – Jasa virtual office belakangan ini menjadi salah satu trend yang relatif cukup populer di dunia usaha. Perkembangannya pun dapat Anda temukan semakin banyak dan bervariasi, terutama di sejumlah kota besar di Indonesia.
Umumnya, keberadaan jasa virtual office ini terutama banyak diminati oleh para pelaku usaha baru. Hal tersebut tidaklah mengherankan mengingat konsep tempat usaha ini memang sangat cocok untuk memfasilitasi aktivitas bisnis start-up.
Pengertian Virtual Office
Perkembangan teknologi memang telah membawa perubahan yang besar bagi dunia kerja. Hal ini pun lantas memunculkan beberapa macam konsep tempat menjalankan usaha yang baru, seperti co-working space serta virtual office.
Konsep virtual office konon lahir di Colorado pada 1994. Secara sederhana, istilah inidapat Anda terjemahkan sebagai kantor virtual. Meski begitu, tentunya bukan berarti bahwa bangunan tempat usaha ini hanya sekedar alamat fiktif dan sama sekali tidak berwujud fisik.
Virtual office tetap merupakan suatu bangunan tempat usaha yang bahkan kerap kali berada di lokasi perkantoran resmi yang strategis. Bedanya, para pengusaha tidak menyewa tempat ini untuk digunakan secara rutin sebagai tempat menjalankan kegiatan usaha mereka.
Para penyewa itu umumnya adalah pemilik bisnis rintisan atau pengusaha yang lebih banyak menjalankan operasional usahanya melalui dunia maya. Hal ini memungkinkan mereka untuk bekerja secara remote dari berbagai lokasi dan tidak harus melalui satu bangunan tertentu.
Meski begitu, demi azas legalitas dan profesionalitas, para pengusaha ini pun tetap perlu memiliki alamat lokasi kerja yang kredibel. Itulah sebabnya mereka lantas menyewa virtual office untuk digunakan sebagai alamat rujukan tempat usahanya.
Fasilitas yang Umumnya Disediakan Oleh Virtual Office
Setiap virtual office tentunya akan menyediakan berbagai fasilitas yang akan dapat mendukung kelancaran aktivitas usaha Anda selaku penyewanya. Beberapa fasilitas yang umum ditawarkan oleh pihak pengelola virtual office tersebut antara lain:
Alamat kantor resmi di lokasi yang strategis
Bisa dibilang fasilitas ini merupakan alasan utama yang mendasari seorang pengusaha memilih untuk menyewa virtual office. Keberadaan alamat tempat usaha yang kredibel akan membuat citra kegiatan usaha Anda menjadi lebih bonafid dan profesional.
Nomor telepon resmi kantor
Tidak jauh berbeda dengan alamat, nomor telepon resmi kantor juga sangat penting keberadaannya bagi suatu kegiatan usaha. Hal tersebut juga akan memudahkan pihak-pihak terkait, terutama calon pelanggan, untuk menghubungi Anda.
Mail Handling atau penanganan urusan surat menyurat perusahaan
Dengan memberikan alamatnya sebagai rujukan, pihak virtual office tentu harus siap untuk menerima kiriman surat menyurat terkait kegiatan usaha Anda. Bahkan, bukan tidak mungkin juga kiriman tersebut akan datang dalam bentuk paket barang.
Pihak virtual office umumnya akan menyediakan diri untuk menjamin kerahasiaan kiriman yang mereka terima tersebut serta dengan sigap meneruskannya kepada Anda.
Resepsionis kantor virtual
Adanya resepsionis yang akan dengan sigap menjawab telepon masuk akan berdampak positif bagi citra perusahaan. Hal ini juga dapat meminimalkan resiko Anda kehilangan calon pelanggan, yang tidak sabar menunggu Anda meresponi panggilan telepon mereka.
Ruang pertemuan berikut fasilitas pendukung lainnya
Bangunan virtual office biasanya memiliki lobi, ruang rapat, bahkan pantry, lengkap dengan berbagai fasilitas pendukungnya. Hal ini bisa Anda gunakan seandainya sewaktu-waktu perlu mengadakan pertemuan tatap muka, baik dengan rekan kerja atau calon pelanggan.
Manfaat Menggunakan Jasa Virtual Office Untuk Tempat Usaha
Menyewa virtual office akan dapat memberikan sejumlah manfaat bagi kegiatan usaha Anda. Ada pun beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh tersebut antara lain:
Menghemat kebutuhan biaya untuk operasional
Biaya yang Anda butuhkan untuk menyewa sebuah virtual office umumnya relatif lebih ekonomis ketimbang kantor konvensional. Mengingat perbedaan konsep dari kedua jenis tempat usaha tersebut, hal ini tentunya cukup masuk akal dan tidak sulit untuk dimengerti.
Selain itu, jika menyewa virtual office, Anda juga akan dapat memangkas kebutuhan biaya listrik, air, dan pemeliharaan gedung lainnya.
Membangun citra perusahaan yang lebih profesional
Dengan mencantumkan alamat kantor yang bertempat di daerah perkantoran resmi dan strategis, kegiatan usaha Anda pun akan terkesan lebih bonafid. Hal ini akan dapat meningkatkan kepercayaan calon pelanggan untuk bertransaksi dengan Anda.
Umumnya, pelanggan tidak akan mempermasalahkan alamat tempat usaha itu berbentuk virtual office. Langkah Anda menyewa tempat itu sudah cukup membuktikan keseriusan Anda menjalankan usaha tersebut kendati lebih banyak mengerjakannya dari rumah.
Memudahkan pemenuhan syarat kepengurusan administrasi usaha
Sebagai pelaku usaha, Anda tentu harus membuat izin. Bisa jadi pula nantinya Anda ingin mengajukan diri sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak). Untuk itu, Anda harus mengikuti prosedur administrasi yang mengharuskan Anda mencantumkan alamat tempat usaha.
Umumnya, prosedur ini akan bisa diselesaikan dengan lebih mudah jika Anda menggunakan alamat kantor resmi alih-alih rumah pribadi.
Meningkatkan profit dan perkembangan usaha
Perusahaan yang berstatus PKP serta memiliki citra yang profesional akan memiliki peluang untuk mendapat lebih banyak pelanggan. Anda bahkan juga berkesempatan untuk ikut ambil bagian dalam proyek-proyek pemerintah.
Memfasilitasi kebutuhan aktivitas usaha secara tatap muka
Barangkali Anda mungkin memang lebih banyak menjalankan kegiatan usaha melalui dunia maya. Namun, tentu ada kalanya pula Anda perlu melakukannya di dunia nyata. Virtual office telah menyediakan fasilitas untuk keperluan itu, yang dapat Anda gunakan sewaktu-waktu.
Tips Untuk Memilih Penyedia Jasa Virtual Office
Ketelitian dan kecermatan dalam memilih merupakan faktor yang menentukan Anda memperoleh sesuatu yang tepat dan berkualitas. Hal ini juga berlaku jika Anda hendak memilih virtual office sebagai tempat menjalankan usaha.
Beberapa poin yang perlu Anda pertimbangkan jika hendak memilih virtual office tersebut antara lain:
Cermati kesesuaian konsep virtual office dengan kegiatan usaha Anda
Hal ini penting untuk menghindarkan Anda dari mengambil keputusan yang kurang tepat sehingga dapat mempengaruhi kelancaran operasional bahkan keuangan perusahaan. Pastikan konsep serta skala usaha Anda memang cocok untuk memanfaatkan virtual office tersebut.
Pertimbangkan faktor lokasi
Meski Anda mungkin tidak akan rutin menempati virtual office untuk menjalankankan usaha secara langsung, Anda tetap perlu mempertimbangkan aspek lokasinya. Lokasi virtual office yang strategis, bahkan prestisius, akan berdampak positif pada citra kegiatan usaha Anda.
Pelajari fasilitas yang ditawarkan oleh penyedia jasa virtual office
Keberadaan tempat usaha dengan fasilitas yang lengkap akan sangat mendukung kelancaran aktivitas suatu perusahaan. Hal ini juga tetap berlaku meski tempat usaha tersebut berupa virtual office yang mungkin tidak akan Anda tempati setiap hari.
Sesuaikan dengan anggaran keuangan perusahaan Anda
Memiliki tempat usaha dengan fasilitas yang lengkap serta berada di lokasi strategis tentunya menjadi dambaan setiap pelaku usaha. Namun, Anda tentu perlu menyesuaikannya dengan budget yang tersedia supaya nantinya tidak akan sampai memberatkan arus kas perusahaan.
Pilihlah jasa virtual office yang paling kredibel menurut Anda, karena keberadaannya nanti akan menjadi representasi kegiatan usaha di mata masyarakat.