Enterprise Resource Planning Memberikan kemudahan dalam mengelola bisnis anda dengan cara menyederhanakan alur pekerjaan dengan menggunakan database terpusat.
Bagi pebisnis pasti popular dengan sistem aplikasi Enterprise Resource Planning untuk mengelola database Anda dengan mudah.
Tetapi tak sedikit pula yang tidak tahu persis fungsi dan manfaat software ini untuk bisnis mereka.
Oleh sebab itulah, artikel ini akan menjelaskan tentang apa itu ERP, cara kerjanya, jenisnya, manfaatnya untuk perusahaan, hingga panduannya.
Memahami Enterprise Resource Planning dengan Tepat
Pada dasarnya, Enterprise Resource Planning adalah aplikasi yang mengotomatisasi proses bisnis, mengontrol, dan mengumpulkan masukan dari berbagai data.
Enterprise Resource Planning atau ERP merupakan proses pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis melalui rangkaian software yang terintegrasi.
Jenis ERP Berdasarkan Implementasi
Terdapat beberapa jenis ERP berdasarkan kegunaan atau implementasi dalam perusahaan.
Masing-masing jenis sudah tentu memiliki keunggulan dan kekurangan tersendiri.
Ada beberapa jenis sistem ERP, di antaranya yaitu:
ERP On Premise
Sistem ini dirancang untuk semua ukuran perusahaan, meskipun mungkin lebih sesuai untuk perusahaan kecil dan menengah.
Ini adalah software ERP yang digunakan secara langsung dalam perangkat di perusahaan.
Jika bingung dalam pemakaiannya, Anda dapat meminta jasa pendampingan bisnis dari Office Now.
ERP On Premise/ ERP Konvensional merupakan salah satu jenis ERP yang sedang populer di kalangan perusahaan-perusahaan besar.
Dalam sistem ERP Konvensional ini, mengharuskan perusahaan penggunanya memasang.
Dan memelihara sistem ERP tersebut secara lokal pada hardware dan server yang mereka kelola sendiri.
Kekurangan menggunakan ERP Konvensional yaitu dapat dikatakan cukup mahal.
Perusahaan harus mempunyai beberapa unit hardware dan server serta tenaga ahli IT untuk mengelola sistem.
Meskipun harga yang mahal dalam menggunakan ERP jenis ini, tetap menjadi pilihan banyak perusahaan.
Karena sistem konvensional memungkinkan perusahaan mengontrol data bisnis mereka secara mandiri sehingga keamanan data perusahaan bisa lebih terjamin.
Open Source ERP
Perusahaan mampu menyesuaikan aplikasi agar lebih sesuai dengan tempat kerja. Hal ini akan memungkinkan untuk dilakukan dengan adanya ERP open source.
Sama dengan halnya software open source lainnya. Jenis ERP versi ini memungkinkan perusahaan untuk memodifikasi, memeriksa, dan meningkatkan kode sumber ERP.
ERP Berbasis Cloud
ERP jenis ini merupakan sebuah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang terintegrasi dengan server/ platform cloud vendor yang bisa diakses melalui browser.
Asalkan ada koneksi internet, perusahaan bebas mengakses sistem cloud tanpa harus memasangnya pada server lokal perusahaan mereka.
Perusahaan dapat mengakses sistem hanya dengan memasukkan username dan password di internet browser.
Nantinya vendor/ penyedia ERP Cloud yang akan menanganil sistem perusahaan tersebut.
Beberapa komputasi dari ERP Cloud yang punya banyak peminat terutama di kalangan UMKM, di antaranya Public Cloud, Software As A Service (SaaS) dan Private Cloud.
Sementara itu, karena perusahaan tidak perlu memasang Hardware dan server sendiri, biaya ERP Cloud menjadi jauh lebih murah dari pada ERP On Premise.
Perusahaan cukup membayar biaya selama pemakaian sistem cloud per bulan kepada vendor.
Pemilik perusahaan juga bisa memantau terus menerus performa bisnis kapan pun dan di manapun karena ERP Cloud memiliki basis web.
Software ERP berbasis cloud umumnya cocok digunakan dalam perusahaan besar.
Hybrid ERP
ERP ini merupakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang memadukan penyebaran on-premise dan berbasis Cloud.
Hybrid ERP merupakan merger dari sistem ERP On Premise/ Konvensional dan Cloud.
Sehingga, sistem hybrid ini bisa Anda operasikan dalam kondisi offline maupun online.
Jika terdapat koneksi internet terputus secara tiba-tiba, sistem ERP On Premise akan beroperasi.
Dan saat jaringan internet terkoneksi kembali, data otomatis tersinkron di sistem cloud.
Manfaat Sistem Enterprise Resource Planning
Manfaat dari penggunaan ERP untuk perusahaan di antaranya adalah sebagai berikut:
Visibilitas dan Efektifitas Alur Kerja
Sebelum menggunakan sistem Enterprise Resource Planning, koordinasi antara beberapa tempat kerja membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga.
Jika ingin memperbarui bagian tertentu dari perusahaan, Anda harus menelepon atau mengunjungi kantor pihak terkait.
Sekarang, dengan sistem Enterprise Resource Planning, perusahaan mampu merevolusi visibilitas alur kerja dalam perusahaan.
Perusahaan dapat membuka database umum dari ERP untuk mendapatkan detail tentang apa yang terjadi secara real-time.
ERP dapat menghemat waktu dan biaya operasional. Sehingga semua pekerjaan kompleks dapat selesai lebih cepat, pekerjaan manual juga bisa diatasi oleh sistem ERP.
Efeknya perusahaan dapat mengembangkan lagi produktivitas karyawan melalui pengalokasian
Mendapat Data Bisnis yang Akurat Lewat Enterprise Resource Planning
Untuk menjalankan perusahaan, pengambilan keputusan perlu dipandu dengan data yang akurat.
Nah, Enterprise Resource Planning jadi solusi untuk menyediakan metode pengumpulan data, analitik serta pelaporan.
Sistem ERP memungkinkan perusahaan mendapat informasi terkait bisnis mereka secara lengkap dan akurat.
Informasi yang didapat tersebut akan memudahkan perusahaan dalam merencanakan, mengelola, memantau, sekaligus menganggarkan biaya seluruh operasional bisnis dengan lebih baik.
Bahkan ada cara untuk menganalisis data secara real-time untuk membuat perubahan instan pada proses produksi perusahaan.
Solusi Penjadwalan
Manfaat berikutnya adalah memudahkan perusahaan dalam hal penjadwalan.
Perusahaan dapat mengatur shift kerja karyawan dengan efektif seperti kapan inventaris dikirim.
Juga kapan waktunya perusahaan menjalani pemeliharaan.
Kolaborasi Lintas Departemen
Suatu perusahaan pastilah mempunyai banyak departemen.
Semakin banyak departemen yang dimiliki perusahaan. Maka, semakin penting untuk mengelola komunikasi internal untuk menghindari terjadinya miskomunikasi kerja.
Enterprise Resource Planning hadir untuk menjawab permasalahan tersebut sebagai alat komunikasi.
Yang berfungsi mengatur segala dokumen yang dipindai, file, email, teks, dan rekaman panggilan telepon.
Bahkan juga ada saluran internal pribadi untuk komunikasi instan, seperti aplikasi sales crm untuk komunikasi dengan pelanggan.
Manajemen Risiko dan Keamanan Data dengan Enterprise Resource Planning
Sistem ERP juga bermanfaat untuk sistem pertahanan yang melindungi perusahaan dari praktik penipuan di era digital.
Jika suatu bisnis perusahaan beroperasi secara online, maka perusahaan dapat memberikan keamanan tambahan dengan melakukan audit otomatis dan pengawasan penipuan.
Penggunaan sistem ERP dapat memberikan keamanan dengan menyimpan semua dokumentasi dan komunikasi penting. Apalagi jika perusahaan menangani banyak data sensitif.
Dengan sistem ini, perusahaan juga dapat mengurangi duplikasi data dengan menyimpan semua informasi dalam satu sistem yang kohesif.
Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan harus mempertimbangkan beberapa variabel unik dalam kegiatan bisnis mereka.
Apakah perusahaan tersebut telah bekerja sama dengan perusahaan berskala internasional?
Kemudian, apakah perusahaan sudah secara teratur menyerahkan dokumen resmi kepada entitas pemerintah?
Untuk mempermudah hal tersebut, ada yang namanya software ERP dengan modul khusus yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Misalnya dengan software akuntansi yang dapat Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis dengan pengelolaan keuangan terintegrasi.
Mengapa banyak perusahaan besar memutuskan untuk menggunakan sistem ERP? Mungkin saat ini Anda juga menanyakan hal yang sama.
Software Enterprise Resource Planning memungkinkan setiap divisi pekerjaan dalam perusahaan mempunyai sistem khusus mereka masing-masing.
Di mana sistem tersebut bisa diakses pada satu tempat. Sehingga, setiap karyawan perusahaan dapat saling berbagi informasi dan berkomunikasi dengan lebih efisien dan efektif.
ERP dapat membantu perusahaan dalam mengalokasikan kembali SDM dan keuangan atau membangun proses yang lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas atau kinerja.
Sistem ERP telah menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin memanfaatkan sumber daya dengan bijak.
Karyawan dapat melihat daftar inventaris yang tersedia saat ini dan pesanan pelanggan secara detail.
Tak hanya itu, ERP juga merupakan aset dalam hal perencanaan dan koordinasi.
Kemudian membandingkan pesanan pembelian supplier dan perkiraan permintaan di masa mendatang.
Jika perlu, mereka dapat membuat penyesuaian untuk menghindari masalah yang tak diinginkan.
Sebagai sumber data yang komprehensif, sistem ERP juga menyediakan sejumlah laporan yang bersifat analitis serta dapat menjadi berbeda dengan perusahaan lain.
Penggunaan ERP mampu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi. Sebab karyawan dapat memeriksa status departemen lain untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
Dapat disimpulkan bahwa software ERP berfungsi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan demi memperoleh profit yang lebih besar.
Hal ini menjadikan sistem Enterprise Resource Planning sebagai alat penting bagi suatu perusahaan baik itu perusahaan kecil, menengah atau berkembang, maupun besar.