Pada dasarnya setiap perusahaan wajib melaporkan pendirian, penghentian dan menjalankan kembali hingga membubarkan diri. Kewajiban pelaporan perusahaan diatur dalam UU nomor 7 tahun 1981.
WLKP menjadi kewajiban yang harus dilakukan setiap tahun secara berkala ke menteri atau pejabat yang ditunjuk.
Apa Itu Kewajiban Pelaporan Perusahaan?
Wajib lapor ketenagakerjaan atau WLKP merupakan layanan berkaitan dengan informasi tenaga kerja dari sebuah perusahaan. Pelaporan secara tertulis ini dapat Anda laksanakan setiap tahun melalui laman kemnaker.go.id.
Waktu pelaporan harus Anda lakukan pada bulan yang sama sesuai dengan saat perusahaan melakukan laporan untuk pertama kalinya.
Wajib lapor ketenagakerjaan perusahaan harus memuat beberapa informasi seperti:
- Memuat informasi identitas perusahaan.
- Hubungan kerja.
- Perlindungan tenaga kerja.
- Kesempatan kerja.
Alasan Pentingnya Menjalankan Kewajiban Pelaporan Perusahaan
Ada alasan penting mengapa pemerintah mewajibkan perusahaan melakukan pelaporan, yaitu:
Indikator melaksanakan program kesejahteraan karyawan
Alasan pertama mengapa Anda harus memenuhi syarat wajib lapor perusahaan ke Disnaker yaitu sebagai indikator.
Pemerintah akan lebih mudah mengawasi perusahaan menjalankan program kesejahteraan karyawan dengan baik. Sebelum laporan disahkan oleh, maka ada syarat yang harus dilengkapi.
Misalnya, perusahaan harus sudah terdaftar dalam BPJS Ketenagakerjaan dan masih banyak syarat lainnya.
Menghindari sanksi
Alasan kedua mengapa harus melaksanakan kewajiban pelaporan perusahaan adalah agar terhindar dari sanksi. Pemerintah menetapkan sanksi administrasi dan pidana bagi perusahaan yang tidak melaksanakan WLKP.
Sedangkan untuk aturan berkaitan dengan sanksi terdapat pada UU nomor 7 tahun 1981 tepatnya pasal 10 ayat 1.
Pada pasal tersebut menjelaskan bahwa perusahaan yang tidak melaksanakan WLKP akan dikenai denda maksimal Rp1 juta atau kurungan maksimal 3 bulan.
Perusahaan yang menerima sanksi apabila tidak melakukan pelaporan dalam jangka waktu setelah 30 hari pendirian atau perusahaan aktif kembali.
Syarat bagi perusahaan yang ingin mempekerjakan TKA
Contoh data wajib lapor ketenagakerjaan selanjutnya yaitu bagi perusahaan yang ingin mempekerjakan tenaga kerja asing.
WLKP menjadi salah satu syarat dari Kementerian Ketenagakerjaan sebelum mengajukan permohonan TKA. Tanda melakukan kewajiban pelaporan perusahaan, dapat dipastikan Anda tidak bisa mengajukan izin TKA.
Beberapa pihak yang memiliki kewajiban untuk WLKP diatur dalam pasal 4 UU nomor 7 tahun 1981. Pemilik usaha wajib membuat laporan tertulis, beberapa pihak tersebut, yaitu:
- Perusahaan perseorangan, persekutuan atau badan hukum yang menjalankan perusahaan milik sendiri.
- Cara wajib lapor ketenagakerjaan online juga harus dijalankan oleh perusahaan perseorangan, persekutuan atau badan hukum yang berdiri sendiri menjalankan perusahaan bukan miliknya.
- Perseorangan, persekutuan maupun badan hukum yang ada di Indonesia, namun mewakili perusahaan yang berkedudukan di luar Indonesia.
Kewajiban Pelaporan Perusahaan: Tata Cara Melapor Secara Online
Sebelum menjalankan cara wajib lapor ketenagakerjaan online, maka Anda wajib mempersiapkan beberapa hal.
Siapkan data pendukung
Ada beberapa dokumen yang harus Anda persiapkan untuk memenuhi kewajiban pelaporan perusahaan, antara lain:
- Persiapkan nama pengelola akun dalam pelaporan WLKP online harus memiliki e-KTP dan email.
- Perusahaan sudah melakukan pelaporan secara manual terakhir.
- Identitas perusahaan. Jika memiliki perusahaan cabang, maka bisa menggunakan nomor perizinan atau NIB milik perusahaan pusat.
- SIUP atau surat perizinan lainnya.
- NPWP perusahaan.
- Nomor BPJS Ketenagakerjaan.
- Data BPJS Kesehatan.
- Akta pendirian.
- Data karyawan mulai dari NIK, nama lengkap hingga jenis kelamin dan tanggal lahir.
Cara melapor ketenagakerjaan secara online
Setelah memastikan semua syarat telah terpenuhi, maka selanjutnya lakukan pelaporan ketenagakerjaan dengan tata cara berikut ini:
Lakukan pendaftaran di OSS
Jika perusahaan baru melakukan pelaporan pertama kali, maka isi terlebih dahulu data lengkap. Selanjutnya, Anda akan mendapatkan NIB yang bisa dipergunakan untuk nomor pelaporan WLKP.
Kunjungi website
Langkah selanjutnya yaitu masuk ke website https://wajiblapor.kemnaker.go.id. Anda klik menu pendaftaran perusahaan dan mengisi formulir dengan data perusahaan lengkap.
Mengisi kelengkapan data
Setelah login wajib lapor ketenagakerjaan, maka Anda harus mengisi beberapa data perusahaan. Isi lengkap dengan profil pengguna perusahaan, tenaga kerja, legalitas perusahaan, BPJS hingga sistem gaji.
Proses pengisian data ini dilakukan oleh HRD atau langsung oleh pemilik bisnis. Sebelum melanjutkan proses selanjutnya, maka teliti terlebih dahulu sehingga datanya sesuai.
Aktivasi akun
Jika sudah mengisi kelengkapan data perusahaan setelah mendapatkan kode aktivasi akun. Kode ini akan dikirim melalui SMS atau email yang ada pada data perusahaan.
Periksa ulang pada kolom khusus aktivasi akun agar dapat melanjutkan proses.
Pendaftaran perusahaan
Ketika sudah menyelesaikan pendaftaran akun, maka Anda perlu melakukan proses pendaftaran perusahaan secara online.
Jika perusahaan sama sekali belum terdaftar, maka secara otomatis muncul form pendaftaran perusahaan. Langkah selanjutnya dalam kewajiban pelaporan perusahaan yaitu mengisi data.
Namun, ketika Anda sudah terdaftar, maka tidak perlu mengisi formulir. Pengusaha yang ingin melakukan pendaftaran untuk kantor cabang, sebaiknya melakukan pendaftaran untuk bagian pusat.
Selanjutnya, coba periksa berulang kali status perusahaan, sebab jika terdapat kesalahan tidak bisa dilakukan perubahan.
Data-data yang harus Anda siapkan berkaitan dengan profil perusahaan, antara lain:
- Nama perusahaan
- Tanggal berdirinya perusahaan
- Tanggal berdiri
- Jumlah kantor cabang di Indonesia
- KBLI
- Alamat perusahaan
- Kode pos perusahaan
- Website
- Nomor telepon perusahaan
Penyampaian data industri
Langkah terakhir yaitu klik tombol selanjutnya. Isi status perusahaan dengan teliti dan data yang valid karena tidak bisa diubah.
Cara cek perusahaan terdaftar di Kemnaker dapat dilakukan melalui NIB. Sebab, NIB sekaligus berfungsi sebagai nomor kewajiban pelaporan perusahaan.
Data industri merupakan fakta tercatat dalam bentuk angka, huruf dan gambar untuk menunjukkan keadaan yang sebenarnya.
Perlu diingat bahwa data tersebut sifatnya bebas dan belum ada kaitannya dengan kegiatan perusahaan industri. Oleh karena itu, Anda wajib melaporkan data secara akurat, lengkap dan tepat waktu.
Data industri secara berkala harus Anda laporkan kepada Menteri Perindustrian, Gubernur dan Walikota atau Bupati. Sampaikan melalui SIINas.
Penyampaian data tersebut dilakukan pada tahapan pembangunan atau sebelum perusahaan beroperasi secara komersial.
Syarat Perpanjangan WLKP
Perusahaan wajib menjalankan kewajiban pelaporan perusahaan tertulis setiap tahun. Namun, pelaporan tidak perlu registrasi dan mengisi data sejak awal.
Sebab, Anda bisa melakukan perpanjangan jika masa berlaku wajib lapor ketenagakerjaan habis. Ada beberapa syarat untuk melakukan perpanjangan WLKP, antara lain:
- Siapkan identitas para penanggung jawab, mulai dari KTP atau paspor untuk WNA.
- Surat permohonan yang menyatakan kebenaran dari semua dokumen menggunakan materai Rp6.000.
- Siapkan juga surat kuasa apabila pelaporan bukan dilakukan pemilik perusahaan lengkap dengan materai.
- Akta pendirian badan usaha.
- Lengkapi juga dengan formulir wajib lapor ketenagakerjaan yang telah Anda isi lengkap dan bertanda tangan rangkap tiga.
- SIUP atau surat izin sejenisnya.
- Selain itu, Anda juga melampirkan bukti wajib lapor ketenagakerjaan tahun sebelumnya.
Melaksanakan kewajiban pelaporan perusahaan secara berkala akan membantu pemerintah melakukan pengawasan serta untuk menghindari sanksi.