Office Now – Tidak semua pemilik usaha memiliki cukup modal untuk membangun usahanya, sehingga memiliki kantor juga harus dipikirkan dengan matang. Pembuatan PT virtual office menjadi titik cerah bagi pengusaha yang belum punya kantor. Namun, harus memiliki alamat kantor untuk keperluan pendirian perusahaan.
Konsep Pembuatan PT Virtual Office
Pembuatan PT virtual office pada dasarnya merupakan konsep kantor yang memungkinkan setiap pekerja melakukan pekerjaan di luar kantor. Banyaknya perusahaan yang menjalankan sistem online tidak dipungkiri menjadi alasan berkembangnya konsep kantor ini.
Selain lebih modern, konsep kantor maya ini lebih efektif karena bisa menghemat biaya. Pemilik usaha juga mudah mengurus administrasi untuk pendirian perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan pasar, penyedia layanan kantor maya juga melengkapi diri dengan beberapa fasilitas yang bisa digunakan oleh penyewanya.
Sehingga, kesimpulan dari pembuatan PT virtual office adalah ruang kerja yang berada di internet. Lahirnya beberapa kantor virtual di beberapa kota besar menjadi pertanda positif berkembangnya perekonomian di sekitarnya.
Persyaratan dan Tahapan Jasa Pembuatan PT Virtual Office
Adanya kantor virtual memang menjadi solusi bagi para pengusaha yang masih merintis. Namun, kemudahan yang ada pada bentuk kantor ini tidak serta merta Anda mendirikannya secara asal-asalan. Pelajari apa saja persyaratan bagi jasa pembuatan PT virtual office serta tahapannya.
Persyaratan Pembuatan PT Virtual Office
Jangan menganggap alamat kantor virtual hanya sebagai formalitas. Sehingga pemilik usaha harus memenuhi persyaratan pembuatan PT berbentuk kantor virtual, antara lain:
- Badan usaha telah mendirikan kantor sesuai dengan zonasi.
- Lengkapi dengan dokumen seperti perizinan usaha yang mencantumkan lokasi PT.
- Anda tidak boleh mengubah fungsi dari rumah tinggal.
- Tidak menggunakan bahu jalan yang berada pada kantor sebagai lahan parkir atau tempat usaha.
- Usaha yang Anda jalankan tidak menimbulkan polusi air, udara dan suara yang melebihi skala rumah tangga.
- Selain itu, kantor yang berada di rumah tinggal tidak menggunakan peralatan untuk produksi.
- Mampu menjaga ketertiban.
Sedangkan pemilik usaha harus melampirkan beberapa dokumen untuk pembuatan PT dan virtual office di Jakarta, seperti:
- Identitas diri berupa KTP
- Kartu keluarga
- NPWP perorangan
- Data rekening serta surat rekomendasi dari pihak bank
- Menyertakan surat pernyataan kesanggupan untuk memenuhi semua persyaratan. Pemilik usaha juga harus membubuhkan tanda tangan di atas materai.
Tahapan Mendirikan PT Bentuk Virtual
Setelah memenuhi semua persyaratan membuat PT dalam bentuk virtual, kini simak tahapan pendiriannya, yaitu:
Pembuatan Akta
Anda bisa mengurus akta pendirian PT secara online melalui OSS. Mulai dari proses pembuatan akta sampai dengan pengesahan oleh Kemenkumham.
Domisili Virtual Office
Pada saat memproses perizinan usaha, penting untuk mencantumkan informasi mengenai alamat perusahaan. Untuk mendapatkan lokasi yang strategis dan sesuai peruntukannya tentunya tidak mudah.
Pendirian PT dengan virtual office akan membantu pemilik usaha yang belum memiliki lokasi yang strategis. Penyedia jasa akan membantu Anda mendapatkan domisili untuk kantor virtual Anda.
Penyedia jasa juga memberikan jasa pengurusan domisili untuk kepentingan perusahaan. Sehingga Anda tetap bisa fokus untuk memajukan perusahaan.
Menentukan KLBI
Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia menjadi acuan dalam menentukan jenis usaha. Dasar hukum dari KBLI ada pada Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik nomor 19 tahun 2017.
Surat Pernyataan Kegiatan Usaha
Tahapan pembuatan PT virtual office selanjutnya adalah proses pembuatan surat pernyataan kegiatan usaha. Jika dulu Anda perlu mengurus SKDP, kini aturan sudah berganti. Sekarang hanya perlu membuat dokumen sebagai informasi tambahan.
Surat pernyataan tersebut berisi informasi tambahan mengenai kegiatan perusahaan. Kegiatan tersebut harus tetap pada zonasi sesuai dengan peruntukannya. Oleh karena itu, perusahaan startup yang belum memiliki kantor fisik, bisa menggunakan layanan kantor virtual.
Mendaftar Program BPJS
Pemilik usaha harus memenuhi peraturan tentang pendaftaran karyawannya dalam program BPJS. Hal ini sebagai upaya mewujudkan kesejahteraan para pegawai.
Tips Memilih Jasa Pembuatan PT dan Virtual Office Jakarta Selatan
Anda yang ingin buat PT dengan virtual office harus memperhatikan beberapa tips berikut ini:
- Anda harus memilih lokas kantor yang strategis sehingga akan memudahkan pemilik usaha yang akan menggelar pertemuan. Baik dengan klien maupun dengan rekanan bisnis.
- Pastikan juga penyedia jasa menyediakan dokumen lengkap untuk mengurus administrasi keperluan akta perusahaan.
- Pilih ruangan yang tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil. Sesuaikan dengan kebutuhan saja agar menghemat anggaran Anda.
- Pemilihan fasilitas kantor yang membuat Anda nyaman bekerja. Ketika sewaktu-waktu karyawan harus bekerja tatap muka, Anda sudah memiliki kantor yang nyaman.
- Pelajari juga paket-paket yang ditawarkan pihak penyedia layanan. Cek juga mulai dari fasilitas, area parkir, dan masih banyak lagi.
- Anda juga harus mempelajari bagaimana mekanisme pembayaran. Apakah menerapkan sistem bulanan, semester atau tahunan.
- Sesuaikan dengan bujet yang Anda anggarkan sebelumnya.
Memaksimalkan Pembuatan PT Virtual Office
Mengurusi kantor virtual tentunya juga harus Anda lakukan sangat hati-hati. Penerapan sistem online sangat mungkin terjadi miskomunikasi. Oleh karena itu, Anda bisa memaksimalkan pembuatan PT virtual office dengan beberapa cara berikut ini:
Memperbanyak Komunikasi Secara Langsung
Ada baiknya Anda memaksimalkan komunikasi antar karyawan. Jika bisa perbanyak intensitas komunikasi secara langsung. Permudah pemahaman sekaligus Anda bisa menghindari miskomunikasi.
Komunikasi langsung juga memberikan kedekatan secara emosional, sehingga menghapus batas atasan dan bawahan. Meskipun sebenarnya komunikasi bisa berjalan dengan sedikit batasan formal.
Lakukan Meeting Rutin
Fasilitas yang ada pada kantor virtual adalah ruangan meeting. Dalam satu minggu atau satu bulan pemilik usaha yang menyewa akan mendapatkan fasilitas menggunakan ruang meeting.
Keunggulan menggunakan jasa pembuatan PT dan virtual office Jakarta Selatan, yakni tidak perlu repot merapikan kembali ruang rapat. Ada tenaga kerja yang bertugas untuk menjaga kebersihan dan sudah termasuk layanan gedung.
Memaksimalkan Komponen Multimedia
Pemilik gedung akan menyediakan komponen multimedia lengkap yang bisa Anda gunakan untuk presentasi. Jaringan internet juga memiliki kecepatan yang bagus sehingga memudahkan mengadakan rapat dengan seluruh pegawai yang bekerja secara remote.
Fasilitas ini secara tidak langsung akan membantu Anda memaksimalkan penggunaan kantor virtual.
Menggunakan Group Chat
Selain memilih jasa pembuatan PT dan virtual office Jakarta, Anda juga perlu memiliki group chat. Ketika berada di luar ruangan, tentu butuh waktu yang singkat untuk berkomunikasi dengan pegawai. Pergunakanlah satu komputer khusus untuk chat dan video call ketika pegawai Anda berada di luar kantor.
Share Dokumen
Ada kalanya, satu project dikerjakan oleh beberapa orang dalam satu tim. Anda harus melakukan sharing dokumen ke banyak orang. Sehingga Anda perlu akses yang mudah dan besar untuk penyimpanan.
Jika dulu Anda menggunakan flash disk, sekarang bisa menggunakan teknologi cloud yang memudahkan dan hemat ruang.
Pembuatan PT virtual office memang mengisyaratkan kemudahan terlebih untuk pengusaha yang masih merintis. Namun, sebaiknya Anda mempersiapkan beberapa hal agar kantor virtual bisa maksimal.